Już od 1 lutego 2026 roku zaczyna działać Krajowy System e-Faktur (KSeF). To państwowa platforma służąca do wystawiania, przesyłania oraz bezpiecznego przechowywania faktur.
Celem wdrożenia KSeF jest automatyzacja procesów księgowych oraz uniknięcie błędów przy przepisywaniu danych oraz skuteczna walka z nadużyciami podatkowymi. Dla rolników oznacza to koniec z papierowymi dokumentami i PDF-ami, które zastąpi cyfrowa archiwizacja przez okres 10 lat.
Rolnik VAT-owiec a KSeF
Status podatkowy rolnika ma kluczowe znaczenie dla sposobu korzystania z nowego systemu. Każdy rolnik VAT-owiec, posiadający numer NIP, musi od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż produktów rolnych wyłącznie przez KSeF.
Rolnik ryczałtowy a KSeF?
Rolnik ryczałtowy, nie musi obowiązkowo wystawiać faktur w systemie w 2026 roku. W przypadku faktur VAT RR ich wystawianie w KSeF będzie dobrowolne i zależy wyłącznie od decyzji rolnika. W przypadku decyzji wystawienia faktury przez KSef, w pierwszej kolejności rolnik musi zarejetrować się w systemie i złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na wystawienie faktury przez nabywcę. Aby nabywca mógł wystawiać VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy musi udzielić nabywcy (podatnikowi VAT) odpowiedniego uprawnienia w systemie. Rolnik powinien również złożyć oświadczenie potwierdzające status rolnika ryczałtowego. Każda transakcja z nabywcą, który uzyskał od rolnika uprawnienia będzie wystawiana w KSeF aż do odwołania. Natomiast, jeśli rolnik nie przekaże uprawnień, wówczas faktura VAT RR będzie dalej wystawiana poza systemem KSeF na podobnych zasadach jak dotychczas. W przypadku zakupów dokonywanych przez rolnika ryczałtowca, sprzedawca będzie musiał wystawić tylko paragon fiskalny. Jeżeli jednak rolnik będzie chciał otrzymać na dany towar fakturę, wówczas to będzie musiał ją wystawić w KSeF.
Logowanie i dostęp do KSeF
Dostęp do platformy nie wymaga zakładania specjalnego konta, lecz uwierzytelnienia tożsamości. Aby się zalogować do systemu KSeF należy wejść na stronę https://ksef.podatki.gov.pl/. Logowanie następuje przy użyciu swojego NIP-u oraz Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Warto również pamiętać, że jeśli na co dzień rolnik korzysta z usług biura księgowego, to może on nadać uprawnienia do obrotu fakturami w ramach KSeF.
Posiadanie NIP a wystawienie faktury w KSeF
– Aby korzystać z systemu, konieczne jest uwierzytelnienie i posiadanie NIP. Dotyczy to również rolników ryczałtowych, którzy chcą się logować do KSeF. Rolnik może użyć podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po zalogowaniu otrzymuje tzw. uprawnienia właścicielskie i może wystawiać i odbierać faktury, nadawać uprawnienia innym osobom (np. księgowemu), zarządzać uprawnieniami do VAT RR.
Poprawianie faktur w ramach KSeF?
Faktura w KSeF nie może być poprawiana ani anulowana po nadaniu numeru systemowego. Pomyłki można „poprawić” wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej wewnątrz systemu.
Faktura-korekta „do zera”.
W przypadku anulowania wystawionej faktury należy wystawić tzw. fakturę-korektę „do zera”. Dopiero po wyzerowaniu błędnego dokumentu możemy wystawić nową, poprawną fakturę dla właściwego kontrahenta.
Odbiór faktur w KSeF
Również odbiór faktury zakupowych będzie odbywał się poprzez platformę KSeF. System nie będzie wysyłał żadnych powiadomień o nowych dokumentach. W celu sprawdzenia otrzymanych dokumentów, należy się zalogować na portal. Oczywiście możliwe jest również otrzymywanie faktur bezpośrednie do systemu księgowego, jeśli rolnik z takiego korzysta. Jednak taki system musi być kompatybilny z KSeF i wcześniej należy go zintegrować z własnym kontem w KSeF.
Dla mieszkańców powiatu nowomiejskiego Urząd Skarbowy w Nowym Mieście Lubawskim organizuje „Środy z KSeF- KSeF w pigułce”. Dostępne terminy spotkań to 7, 14, 21, 28 stycznia oraz 4 i 11 lutego. Konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie mailowe uczestnictwa na adres: monika.sonnenfeld@mf.gov.pl lub tomasz.mierzynski@mf.gov.pl