Krajowy System e-Faktur

Od 1 lutego zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma informatyczna, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w ujednoliconym, ustrukturyzowanym formacie elektronicznym (XML).

System ten jest wdrażany etapami w zależności od statusu podatkowego.

• 1 lutego 2026 – dla największych podmiotów (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.)
• 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców i rolników będących czynnymi podatnikami VAT (obrót miesięczny powyżej 10 tys. zł)
• 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych podmiotów z obrotem do 10 tys. zł miesięcznie

Poniżej kilka informacji wynikających z KSeF:

1. Rolnik czynny (VAT-owiec):

Dla rolników rozliczających VAT na zasadach ogólnych, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku.

• Koniec z papierem: Każda faktura za sprzedaż zboża, bydła czy mleka będzie musiała zostać wysłana do rządowej bazy w formacie XML. Należy zapomnieć o ręcznym wypisywaniu faktur.
• Numer KSeF: Faktura jest prawnie ważna dopiero wtedy, gdy system ministerialny nada jej unikalny numer identyfikacyjny.
• Koszty pod kontrolą: Faktury za środki do produkcji (nawozy, środki ochrony roślin czy materiał siewny) a także części zamienne do maszyn rolniczych nie będą już przesyłane mailem. Będą się znajdowały na profilu rolnika w Aplikacji Podatnika KSeF.

2. Rolnik ryczałtowy:

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT jako rolnik ryczałtowy, zmiany te są łagodniejsze.

• Brak przymusu fakturowania: Rolnik ryczałtowy co do zasady nie wystawia faktur, więc nie musi aktywnie korzystać z KSeF do sprzedaży.
• Faktury VAT RR: Dokumenty te nadal wystawia nabywca (np. mleczarnia, skup). Nowością jest to, że od 1 lutego 2026 r. nabywca może wystawić fakturę VAT RR w KSeF, ale wymaga to wyraźnej zgody rolnika potwierdzonej w systemie.
• Zakupy: Rolnik ryczałtowy będzie odbiorcą faktur. Jeśli będzie posiadał NIP (wcześniej nadany przez Urząd Skarbowy) przy zakupie sprzedawca wystawi e-fakturę, którą będzie mógł odebrać w systemie lub (według zapowiedzi dla podmiotów zwolnionych) otrzymać w formie wizualizacji z kodem QR.

Ważna uwaga: Rolnik ryczałtowy stanie się klientem KSeF głównie jako odbiorca faktur (np. gdy kupuje maszyny, nawozy czy paszę na fakturę). 

3. Jak przygotować gospodarstwo?

• Elektroniczny podpis: Do obsługi KSeF niezbędny będzie Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
• Dostęp do internetu: Praca w systemie wymaga stabilnego łącza. Warto sprawdzić zasięg.
• Kontakt z księgowością: Należy skontaktować się ze swoim biurem rachunkowym, aby sprawdzić, czy obecne metody rozliczeń będą kompatybilne z nowym systemem.

Najważniejsze różnice w pigułce

Informacje związane z KSeF znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów https://ksef.podatki.gov.pl/

Strona do zalogowania się do KSeF i założenia konta https://ap.ksef.mf.gov.pl/web